5 Errori da evitare nella redazione del verbale d’assemblea

La redazione di un verbale d’assemblea può presentare insidie tali da costituire spunto per l’impugnazione e/o la contestazione da parte dei condomini; vorrei quindi fornire alcuni suggerimenti finalizzati a limitare problematiche di questo tipo.

  • Il verbale deve essere scritto in sede di riunione e non successivamente (magari sulla base di pochi appunti presi dal segretario). Tale pratica permette di ridurre contestazioni e dubbi circa il contenuto delle delibere; a tal proposito l’amministratore potrà eventualmente predisporre una traccia onde semplificare le operazioni. Uno volta concluso ogni singolo punto all’ordine del giorno, sempre in un’ottica di maggior chiarezza, reputo molto importante che il segretario legga a tutti i presenti quanto scritto.
  • Indicare in modo preciso i condomini presenti, quelli presenti per delega, quelli assenti ed i millesimi di ognuno. Non è sufficiente indicare i valori totali, ma occorre precisare bene la posizione delle singole proprietà.
  • Deve essere ben chiaro cosa sta votando l’assemblea e la redazione di ogni punto all’ordine del giorno deve essere quanto più ordinata possibile. Capisco che in tante occasioni le assemblee siano confuse, ma – esercitando un po’ di fermezza – è indispensabile fissare i concetti espressi dai condomini contestualmente alla riunione. Affrontando un determinato punto all’ordine del giorno si potrà, inizialmente, dare atto della discussione in corso e di eventuali dichiarazioni. Si dovrà poi focalizzare l’attenzione sulla decisione dell’assemblea, porla in votazione, indicare le espressioni di voto e l’esito della delibera.

A mio avviso, due esempi di applicazione pratica di tali concetti sono i seguenti:

Primo esempio

Punto all’ordine del giorno:

Verifica impianto elettrico delle scale; stanziamento fondi, riparto e delibere conseguenti.

Svolgimento/discussione:

A seguito del sopralluogo dei vigili del fuoco, l’amministrazione ha chiesto ad un elettricista di verificare lo stato dell’impianto; il medesimo ha riferito, vista la potenza dell’impianto, che è necessario redigere preliminarmente un progetto. A tal fine è stato richiesto il preventivo del  …; una volta redatto il progetto da parte del perito, l’elettricista incaricato potrà predisporre il preventivo per i lavori necessari.

Conclusione/votazione:

Il Presidente pone in votazione il conferimento di incarico al perito … per l’importo totale di € 1.300,00, compresi oneri accessori, ripartito secondo i millesimi di scala e da riscuotere in due rate uguali aventi le seguenti scadenze: … e … .Si incarica l’amministratore di negoziare per quanto possibile uno sconto e di assicurarsi che il contratto sia omnicomprensivo.

Favorevoli: …

Contrari: …

Astenuti: …

La delibera viene approvata

Secondo esempio

Punto all’ordine del giorno:

Esame ed approvazione preventivi asfaltatura ed opere connesse con stanziamento rate straordinarie a copertura della spesa.

Svolgimento/discussione:

Prende la parola l’ing. … che mostra tramite videoproiettore le varie offerte ricevute e le relative comparazioni.

Conclusione/votazione:

Dopo attenta valutazione, il presidente pone in votazione le seguenti delibere

a)  approvazione della proposta di asfaltatura, messa a norma della sbarra esistente, fornitura e posa di nuovo lampione nella zona d’ingresso per un totale di € … . Le ditte cui saranno appaltati i lavori sono: Impresa stradale … , elettricista … , impresa edile … .

L’importo sopra indicato è costituito dalle voci contenute nell’allegato n. 1 al presente verbale.

Si pone quindi in delibera l’importo totale di € … ripartito in base ai millesimi di proprietà.

b)  Riconoscimento all’amministratore per assistenza lavori di un compenso pari al 3% del valore complessivo delle opere, comprensivo di pratica per recupero fiscale. L’importo posto in delibera è quindi pari ad € … oltre iva (€ … iva compresa) da ripartirsi in millesimi di proprietà.

c)  Si pone quindi in delibera la costituzione di un fondo contabile straordinario di € … da ripartirsi secondo le modalità sopra indicate (millesimi di proprietà) e da versarsi in 4 rate uguali aventi le seguenti scadenze: … – … – … – … .

Il presidente pone quindi in votazione l’approvazione di tutte le delibere di cui sopra (a, b, c) e l’assemblea così si esprime:

Favorevoli: …

Contrari: …

Astenuti: …

Le delibere vengono approvate

  • In sede di votazione è importante che sia ben individuabile (nominativo e millesimi) chi ha votato a favore, chi contro e chi si è astenuto.
  • Il verbale deve essere inviato a tutti i condomini; la legge non impone termini precisi, ma l’amministratore dovrà procedere celermente anche in virtù della sua qualifica di professionista. Un aspetto a mio avviso importante riguarda le modalità di invio. Se nei confronti dei presenti è sufficiente una spedizione a mezzo posta ordinaria/email, consiglio di utilizzare metodi che consentano una prova della ricezione (raccomandata o pec) nei confronti degli assenti; la legge non dispone nulla sul punto, ma in questo modo si eviteranno problematiche legate alla decorrenza dei trenta giorni di cui all’art. 1137 c.c.. Sarà quindi chiaro quando il condominio Tizio ha ricevuto il verbale d’assemblea; da tale data inizieranno a decorrere i trenta giorni per impugnare la delibera.
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