Contabilità in condominio (possibile senza software gestionale ?)

Prima della “riforma del condominio” si parlava di rendiconto condominiale in due punti:

  • nell’articolo 1130 c.c. ultimo comma ove si stabiliva che l’amministratore, alla fine di ogni anno, dovesse rendere conto della sua gestione;
  • nell’articolo 1135 c.c., rimasto invariato, il quale demanda all’assemblea l’approvazione del rendiconto annuale.

La giurisprudenza sviluppatasi sul tema ha sempre sostenuto che il rendiconto condominiale: (a) non dovesse avere forme particolari; (b) non dovesse ritenersi analogo ai bilanci societari; (c) dovesse essere chiaro, trasparente e facilmente comprensibile.

Sul punto si richiama la sentenza del Tribunale di Salerno n. 2716 del 30.11.2007: “In tema di condominio degli edifici, la validità dell’approvazione, da parte dell’assemblea dei condomini, del rendiconto relativo alla gestione condominiale, e, più in generale, della contabilità presentata dall’amministratore di un condominio, non presuppone affatto che tali documenti contabili siano redatti con forme rigorose, analoghe a quelle prescritte per i bilanci delle società. Tuttavia è pur sempre necessario che detta contabilità sia idonea a rendere intellegibili ai condomini le voci di entrata e di spesa, con le relative quote di ripartizione per le varie voci, in modo da rendere ostensive sia le entrate che le spese effettuate nel periodo considerato. In particolare, poi, è necessario che dal rendiconto risulti la specificità delle partite, atteso che quest’ultimo requisito costituisce il presupposto indispensabile per la sussistenza dell’onere del destinatario del conto di indicare specificatamente le partite che intende contestare”.

La legge 220/2012 ha introdotto una serie di prescrizioni in tema di rendiconto che rendono tale obbligo più rigido e formale anche se, a mio avviso, l’obiettivo finale è sempre quello già evidenziato dalla giurisprudenza ovverossia chiarezza e trasparenza per terzi e condomini. Proprio per questo motivo ritengo che i principi espressi ante-riforma dai giudici di merito e da quelli di legittimità non debbano essere totalmente accantonati, ma vadano comunque utilizzati quale parametro di valutazione delle norme attualmente in vigore, anche se tali norme sono più rigorose rispetto al passato.

L’amministratore è quindi tenuto ad una mole di lavoro notevole in ambito fiscale/amministrativo: (a) tenuta dei registri condominiali; (b) registrazione dei movimenti entro trenta giorni; (c) compimento di tutti gli adempimenti fiscali rispettando le relative scadenze.

Proprio con riferimento agli oneri in capo al professionista, vorrei dare alcuni suggerimenti pratici.

Utilizzo di un gestionale

Pur non essendo obbligatorio da un punto di vista legislativo, ritengo che l’utilizzo di un software gestionale atto ad automatizzare la maggior parte delle procedure e delle scadenze caratterizzanti la vita dell’amministratore sia ormai indispensabile. Ovviamente il gestionale non lavora al posto del professionista ed ogni programma va ben impostato al fine di trarne il miglior vantaggio e ridurre al minimo gli errori di contabilità. Quando si decide di procedere con l’acquisto del software  è consigliabile scaricare diverse versioni demo ed effettuare una serie di test in modo da trovare la soluzione più adatta. Personalmente ho optato per Danea Domustudio e per darvi un’idea dei pregi / difetti di tale software ho chiesto aiuto ad alcuni miei amici amministratori; riassumo qui di seguito le indicazioni ricevute.

Pregi: molto flessibile e completo, facile da utilizzare anche per un amministratore alle prime armi, impostazione grafica gradevole, intuitivo, aggiornamenti costanti ed assistenza clienti efficiente.

In ordine ai difetti, non ho riscontrato critiche “generali”, quanto piuttosto osservazioni tecniche relative a singoli aspetti del programma; ad esempio:  difficoltà nella gestione di doppi contatori per appartamento, editor di testi con poche possibilità di personalizzazione, non tutte le stampe sono editabili, filtri di ricerca da ampliare.

Ringrazio per i contributi ricevuti: Fabrizio Togni, Manuel Baisotti, Fabio Foglietti, Stefano Bravi, Clara Comi, Cristiano Angioletti e Maria Provenzano.

Penso che la scelta del software sia comunque molto personale ed ognuno debba testare almeno 3/4 programmi prima della decisione definitiva.

Scansionare i documenti

Agli amministratori vengono sempre più spesso richieste copie di documenti contabili (anche di gestioni passate) da parte dei condomini. Il mio consiglio è quello di conservare ed archiviare tali documenti non solo in formato cartaceo, ma anche digitale, in modo da poterli reperire più facilmente senza rallentare l’ordinario  flusso di lavoro dell’ufficio.

Scadenziario

Con l’aumento dei condomini gestiti, cresce il numero delle scadenze. Per questo è fondamentale, una volta conclusa un’assemblea ed inviato il verbale, inserire nel nostro scadenziario tutti gli adempimenti ed incarichi conseguenti.

Collaborazioni

L’amministratore deve valutare bene i suoi flussi di lavoro per non ritrovarsi nella condizione di trascurare i fabbricati amministrati con il rischio di compiere errori e provocare gravi danni alla sua attività. Bisogna piuttosto cercare di selezionare le proprietà gestite (ad esempio aumentando i compensi nei complessi più problematici) in funzione del proprio organico o appoggiarsi a collaboratori esterni.


A conferma di quanto sopra, ricordo la recente sentenza n. 3892 del 14.02.2017 con cui la Corte di Cassazione ha confermato la pronuncia della Corte d’Appello di Roma. Il giudice di secondo grado aveva rigettato la richiesta di pagamento del compenso formulata dall’amministratore di condominio affermando che dalla espletata Ctu era risultata la mancanza di un giornale di contabilità, onde non era possibile ricostruire l’andamento delle uscite e dei pagamenti effettuati, per fatto imputabile all’amministratore, tra i cui doveri rientrava quello di corretta tenuta della contabilità.

Riporto qui di seguito un estratto della sentenza: “La contabilità presentata dall’amministratore del condominio, seppure non dev’essere redatta con forme rigorose, analoghe a quelle prescritte per i bilanci delle società, deve però essere idonea a rendere intellegibili ai condomini le voci di entrata e di uscita, con le relative quote di ripartizione, e cioè tale da fornire la prova, attraverso i corrispondenti documenti giustificativi dell’entità e causale degli esborsi fatti, e di tutti gli elementi di fatto che consentono di individuare e vagliare le modalità con cui l’incarico è stato eseguito, nonchè di stabilire se l’operato di chi rende il conto sia uniformato a criteri di buona amministrazione (Cass. 9099/2000 e 1405/2007). In assenza di tale adempimento, il credito dell’amministratore non può ritenersi provato. Nell’ipotesi di mandato oneroso, infatti, il diritto del mandatario al compenso ed al rimborso delle anticipazioni e spese sostenute è condizionato alla presentazione al mandante del rendiconto del proprio operato, che deve necessariamente comprendere la specificazione dei dati contabili delle entrate, delle uscite e del saldo finale (Cass. 3596/1990). Ed invero, solo la deliberazione dell’assemblea di condominio che procede all’approvazione del rendiconto consuntivo emesso dall’amministratore ha valore di riconoscimento di debito in relazione alle poste passive specificamente indicate (Cass. 10153/2011), così come dalla delibera dell’assemblea condominiale di approvazione del rendiconto devono risultare le somme anticipate dall’amministratore nell’interesse del condominio (Cass. 1286/1997) non potendo in caso contrario ritenersi provato il relativo credito. Attesa dunque la situazione di mancanza di una contabilità regolare e della stessa predisposizione ed approvazione del rendiconto annuale di gestione dell’amministratore, la ricostruzione ex post da parte del Ctu, sulla base di una verifica documentale a campione, non appare idonea a fondare la prova del credito del ricorrente, che può essere desunta in modo attendibile dalla sola determinazione dell’ammontare complessivo dei versamenti effettuati dai condomini e dalle uscite per spese condominiali, con relativi documenti giustificativi”.

Sentenza della Cassazione Civile n. 3892 del 2017

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