Alcuni suggerimenti su come semplificare il tuo lavoro e tenere traccia di tutte le informazioni necessarie.
Conoscere strumenti e soluzioni possono aiutarti nel gestire azioni ripetitive che fanno parte del tuo quotidiano.
Abbiamo già parlato del multitasking e di quanto sia dannoso, oggi proseguiamo il nostro percorso di riorganizzazione con questi semplici, ma efficaci suggerimenti.
(1) Organizza file e cartelle.
Parti da una mappa mentale, realizza uno schema per definire la logica da usare per salvare ed organizzare file e cartelle. Crea le gerarchie e parti con il minor numero possibile di cartelle per poi identificare le varie sottocategorie.
Per realizzare le mappe, puoi usare uno strumento online come MindMeister che può esserti utile anche per altre parti del tuo lavoro.
(2) Pianifica delle revisioni periodiche.
Per evitare nel corso dei mesi di accumulare informazioni, file o allegati che non servono, inserisci nel tuo calendario dei momenti destinati alla sola revisione dell’organizzazione di tutto ciò che serve per il tuo lavoro.
Butta quello che non serve più, archivia la documentazione da conservare, riordina le parti restanti. Concentrati su quello che è essenziale e sulla rimozione del superfluo.
Per rendere più veloce questo processo di revisione, ti consiglio di spendere del tempo iniziale per definire i punti da trattare quando riorganizzerai il tuo lavoro.
Si tratta quindi di creare delle liste, delle checklist operative, con i passaggi da seguire di volta in volta. In questo modo non perderai tempo e non salterai delle informazioni importanti.
Puoi creare queste liste in molti modi, se sei un amante della carta ci sono in commercio delle agende o dei blocchi studiati proprio per segnare delle liste. Online invece puoi usare dei semplici strumenti come Google Keep fino ad arrivare a qualcosa di più dettagliato come SweetProcess.
(3) Ottimizza la gestione della posta elettronica.
Per velocizzare la gestione delle email, realizza e salva dei template da riutilizzare all’occorrenza. Si tratta di risposte predefinite da adattare alle varie situazioni che agevoleranno il lavoro di scrittura.
Non controllare sempre la casella di posta elettronica, ma stabilisci dei blocchi di tempo all’interno della tua giornata lavorativa.
Quando controlli la posta, prendi subito una decisione per ogni email che leggi:
- Elimina.
- Delega a qualcun altro.
- Agisci subito se è un’azione che richiede meno di 2 minuti.
- Posticipa: programma la gestione di quanto richiesto e imposta un sistema di promemoria.
Completa, inoltre, le tue email con una firma professionale che puoi realizzare con FREE email signature generator.
(4) Semplifica la gestione dei PDF.
Ti capiterà di dover ridurre il peso di certi file in formato PDF oppure di avere la necessità di dividerli in più documenti o, al contrario, di unire diversi PDF.
Online ci sono tantissimi strumenti che ti aiutano in questo senso e che permettono di realizzare molte operazioni proprio sui PDF.
Uno di questi strumenti è Smallpdf che permette di convertire, comprimere, unire, aggiungere firme digitali ai tuoi file.
(5) Realizza delle presentazioni efficaci.
Se hai la necessità di realizzare presentazioni che raccolgano dati, grafici e informazioni, puoi usare Beautiful.ai. Uno strumento online che permette di creare slide partendo da tantissimi modelli disponibili. Scegli il tema, imposta i colori, aggiungi le slide ed inserisci tutte le informazioni che ti servono come testi, immagini, video o logo.
(6) Conserva le tue password.
Per mettere al sicuro le password che usi per accedere ai vari tool e servizi, usa uno strumento online specificamente studiato per archiviare questi importanti tipi di dati.
LastPass mette a disposizione uno spazio personale dentro il quale è possibile salvare username e password senza la necessità di tenere questi dati nei file sul computer o in altri luoghi non sicuri.
È anche più semplice e sicuro condividere le informazioni con altre persone senza dover fare copia/incolla di nessun dato.
(7) Gestisci le schede del browser.
Ognuno di noi, quando è al computer, ha all’interno del browser delle schede sempre aperte o usate con più frequenza.
Per mantenere queste schede fissate nella barra del browser facendo in modo che si aprano ad ogni avvio, è possibile fare clic con il tasto destro del mouse su una qualunque scheda e selezionare la voce “Blocca Scheda”. Al contrario, per rimuoverla dalle schede fissate nel browser, si dovrà selezionare “Sblocca Scheda”.
Spendere del tempo iniziale da destinare all’organizzazione delle attività, ti permetterà di migliorare la gestione del tuo lavoro nel lungo periodo.
Se vuoi ricevere ogni giorno consigli e strumenti su come ottimizzare le attività del tuo lavoro, ti consiglio di seguire il canale Telegram A Lume di Fare.
