Contabilità in condominio, profili giuridici

[Il presente articolo, originariamente del 20.12.2017, è stato aggiornato in data 30.11.2020]

Sommario degli argomenti:

• introduzione;
• termini di predisposizione del rendiconto;
• cassa o competenza?;
• registro di contabilità;
• riepilogo finanziario;
• nota esplicativa;
• giurisprudenza.

Introduzione

La giurisprudenza ha sempre affermato che la contabilità condominiale non deve essere tenuta con forme analoghe a quelle previste per i bilanci delle società, ma deve essere idonea a rendere intellegibili le voci di entrata e di spesa con le relative quote di ripartizione. Ritengo che l’analisi degli articoli 1130 c.c. e 1130bis c.c. non possa prescindere da tale punto di vista: i criteri di redazione del rendiconto condominiale non devono essere assimilati ai criteri di redazione del bilancio societario. Gli oneri formali imposti dalle due norme in commento vanno rispettati, ma l’amministratore è libero – nel rispetto dei principi di trasparenza ed intellegibilità – di rappresentare le voci di spesa nel modo che ritiene più opportuno.

Gli articoli 1130 e 1130 bis c.c. prevedono che il rendiconto condominiale sia composto di tre parti:

1. registro di contabilità;
2. riepilogo finanziario;
3. nota sintetica esplicativa della gestione.

Queste tre parti devono contenere i seguenti elementi: voci di entrata e di uscita, i dati inerenti la situazione patrimoniale del condominio ed i fondi disponibili.

Termini di predisposizione del rendiconto

Ai sensi dell’art. 1130 comma 1 n. 10 c.c. l’amministratore deve “redigere il rendiconto condominiale annuale della gestione e convocare l’assemblea per la relativa approvazione entro centottanta giorni”. Tali 180 giorni decorrono pertanto dalla fine della gestione condominiale ed il mancato adempimento costituisce grave irregolarità ai sensi dell’art. 1129 comma 12 n. 1 c.c..

E’ bene ricordare che un bilancio posto in approvazione successivamente al termine di cui sopra non è viziato (in ordine al ritardo) in quanto le conseguenze sanzionatorie della norma riguardano il solo amministratore.

Cassa o competenza?

Una delle problematiche ancora oggi più dibattute riguarda il fatto se il rendiconto vada redatto secondo i principi di cassa o secondo i principi di competenza. La lettura delle norme relative al riparto condominiale contiene elementi caratterizzanti sia l’uno che l’altro sistema: da una parte, registrazione dei movimenti entro trenta giorni, dall’altra, indicazione della situazione patrimoniale e delle eventuali riserve.

Negli anni antecedenti la riforma, le sentenze si sono espresse in modalità differenti (alcune a favore del criterio di cassa, altre a favore del criterio di competenza ed altre ancora hanno ritenuto ammissibile sia l’uno che l’altro parametro). Resta il fatto che la gestione contabile non è composta unicamente da operazioni che hanno generato movimenti di cassa, ma anche di operazioni finanziarie che alla data di chiusura della gestione non hanno ancora determinato un’uscita od un’entrata monetaria (ad esempio la bolletta del riscaldamento non ancora pagata). Per questo motivo riterrei più prudente utilizzare il criterio di competenza (soluzione più completa ed a mio avviso più chiara).

Alcune pronunce di merito hanno fatto proprio quanto affermato dalla sentenza della Corte di Cassazione n.  10153 del 2011 la quale ha sostenuto che il consuntivo condominiale “soggiace al criterio di cassa” (tale sentenza ha affrontato solo incidentalmente la problematica oggetto di esame); in linea con tale principio segnalo: (a) Tribunale di Roma, sentenza n. 5969 del 2020; (b) Tribunale di Torino, sentenza n. 1533 del 22.03.2017 la quale dichiara “preferibile” il criterio di cassa in quanto garantisce una maggior comprensibilità a favore dei condomini.

A mio avviso questa non è l’interpretazione più corretta in quanto:

• una stretta contabilità di cassa comporta evidenti problemi di corretta suddivisione delle spese. Capita assai di frequente che fatture di competenza di una gestione (ad esempio 01.09.2016 / 31.08.2017) vengano pagate successivamente alla fine della gestione medesima. Si pensi, a titolo meramente esemplificativo, alle fatture inerenti servizi comuni quali l’acqua, il riscaldamento o la corrente;
• il codice non prescrive in alcun punto un criterio piuttosto che l’altro;
• l’amministratore, all’interno della nota esplicativa, può (anzi deve) chiarire quali sono i criteri adottati nella redazione del bilancio;
• nella situazione patrimoniale devono essere indicate le voci di spesa inserite all’interno del rendiconto consuntivo, ma non ancora saldate.

Concordo sulla circostanza che all’interno del registro di contabilità sia necessario indicare le voci di spesa nel rispetto del criterio di cassa.

Registro di contabilità

All’interno di tale registro dovranno essere annotati, entro trenta giorni, tutti i movimenti contabili (banca e/o piccola cassa). Tali dati dovranno essere riportati unitamente ai loro elementi caratterizzanti: (a) eventuale codice identificativo dell’operazione; (b) data in cui avviene l’operazione; (c) importo; (d) risorsa interessata (conto corrente X, conto corrente Y, cassa); (e) entrata / uscita; (f) descrizione dell’operazione; (g) gestione contabile di riferimento.

Riepilogo finanziario

Dovrà rappresentare ogni dato inerente la situazione patrimoniale del condominio ed i fondi disponibili. Anche in questo caso non ritengo possibile assimilare il riepilogo finanziario condominiale al riepilogo finanziario societario; siamo di fronte a due concetti diversi e ben distinti.

Il riepilogo finanziario condominiale risulta pertanto, a mio avviso, quell’insieme di prospetti i quali contengono:

• il tradizionale rendiconto di fine gestione ove le spese vengono suddivise in base alla loro “categoria” ed in base alla loro modalità di riparto (generali, ascensore, scala …);
• il riparto di tali spese effettuato in funzione delle tabelle millesimali esistenti e delle registrazioni di consumo (acqua, riscaldamento, raffrescamento …);
• la situazione patrimoniale del condominio rappresentativa delle risorse finanziarie (cassa, banca), dei debiti ancora da pagare, degli eventuali fondi esistenti e delle eventuali gestioni straordinarie.

Le scelte inerenti alla tipologia / quantità di prospetti con cui rappresentare tali dati sono libere e demandate al professionista. Pur consapevole di non incontrare il consenso di molti commercialisti / esperti contabili, ritengo che la scelta di cui sopra debba tendere alla massima semplicità; ciò al fine di permetterne la comprensione anche a chi non ha una conoscenza approfondita della materia contabile.

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Per questo motivo ridurrei i prospetti allo stretto essenziale: (a) situazione patrimoniale; (b) rendiconto della gestione (bilancio consuntivo); (c) riparto del rendiconto.

Ricordo a tutti gli amministratori che non deve essere il gestionale ad imporci come redigere il rendiconto, ma dobbiamo essere noi ad utilizzare in modo consapevole tale strumento.

Esempio di situazione patrimoniale “semplificata”:

Nota esplicativa

Consiste in un breve testo che contenga le varie ulteriori informazioni relative alla gestione condominiale.  A titolo esemplificativo, potranno essere inseriti all’interno di tale documento i seguenti elementi:

• criteri di formazione del rendiconto;
• relazione circa l’andamento della gestione ed i fatti salienti verificatisi nel corso dell’anno (problemi condominiali risolti e da risolvere; lavori in corso; eventi imprevisti; sinistri i quali hanno comportato particolari problematiche);
• principali variazioni delle voci di spesa;
• aggiornamento sulle cause legali pendenti;
• situazione dei fondi di riserva;
• situazione circa le morosità.

La nota esplicativa va utilizzata con intelligenza inserendo al suo interno tutti gli elementi utili affinchè l’assemblea approvi e ratifichi le scelte compiute dall’amministratore nel corso della gestione; altro elemento fondamentale riguarda la prova circa l’avvenuta comunicazione di determinate circostanze ai condomini i quali, nel corso degli anni successivi, non potranno sostenere di non essere stati informati.

La Giurisprudenza

Tribunale di Brescia, sentenza n. 528 del 06.03.2020 (in ordine alle modalità di redazione del rendiconto): “Sentenza di legittimità (Cass. 454/17) ritiene che la contabilità condominiale non debba essere tenuta con forme rigorose e analoghe a quelle per i bilanci di società, ma debba essere semplicemente idonea a rendere intellegibili le voci di entrata e spesa con le quote di ripartizione. (…) Appare a questo giudicante che l’attore veda la necessità di un bilancio talmente analitico da emulare quelli delle società”.

Cassazione Civile, sentenza n. 33038 del 20.12.2018 (in ordine alla composizione del rendiconto): “Allorchè il rendiconto non sia composto da registro, riepilogo e nota, parti inscindibili di esso, ed i condomini non risultino perciò informati sulla reale situazione patrimoniale del condominio quanto ad entrate, spese e fondi disponibili, può discenderne – indipendentemente dal possibile esercizio del concorrente diritto spettante ai partecipanti di prendere visione ed estrarre copia dei documenti giustificativi di spesa l’annullabilità della deliberazione assembleare di approvazione”.

Tribunale di Brescia, sentenza n. 643 del 18.03.2020 (in ordine la metodo contabile – cassa o competenza – da utilizzare nella stesura del rendiconto): “Il primo thema decidendum posto dall’attore appare essere il metodo contabile usato, di competenza e non di cassa (…) Ad avviso di questo giudicante la norma nella sua sostanza non prescrive un metodo o un altro, ma appare proprio e sola la necessità che esso sia per i condomini chiaro e intelleggibile nei suoi elementi. Sentenza di legittimità (Cass. 454/17) ritiene che la contabilità condominiale non debba essere tenuta con forme rigorose e analoghe a quelle per i bilanci di società ma semplicemente idonea a rendere intelleggibile le voci di entrata e spesa con le quote di ripartizione”.

Tribunale di Brescia, sentenza n. 643 del 18.03.2020 (in ordine alla nota esplicativa): “Sulla nota esplicativa. Nel caso di specie (doc. 4), come per disciplina normativa anzidetta si considera relazione sulla gestione relativamente ad eventuali rapporti in corso e le questioni pendenti. Non si avvedono altre necessità relazionali in carico all’amministratore. Rappresentando in forma anche sintetica la relazione sulla gestione. (…) Si rammenta che semmai la specifica e analitica gestione emerge dal conto consuntivo delle spese, laddove le voci sono evidenti e assolutamente intellegibili. E’ facoltà dei condomini, si osserva se del caso, prendere visione della documentazione che forma il rendiconto”.