Hai tante attività da fare e spesso ti senti sopraffatto da più cose senza riuscire a lavorare serenamente?
Parlando con molti amministratori, una delle problematiche maggiori riguarda l’organizzazione delle giornate, in particolare quando le cose da fare si sovrappongono e si accumulano. Problematiche da risolvere, comunicazioni ricevute da più fronti, scadenze da rispettare.
La parte più difficile si ha nell’assegnare le giuste priorità attribuendo i tempi necessari senza farsi travolgere.
Spesso ci si ritrova ad iniziare e a gestire più cose insieme, passando da un’attività all’altra senza in realtà finire niente arrivando a sera sfiniti e con ancora molte lavori lasciati in sospeso.
Prendo spunto dal podcast Strategia Digitale e in particolare dalla puntata “Voler fare troppe cose insieme: multitasking vs dose minima efficace” e anche da una ricerca realizzata dalla Stanford University su come il fare più cose insieme sia dannoso per il nostro cervello.
Il multitasking è un processo ingannevole che dà la sensazione di essere più veloce e di fare di più, ma in realtà si è solo molto occupati, che è diverso dall’essere produttivi.
Fare più cose insieme rallenta e frammenta l’attenzione diminuendo la produttività. Aumenta invece lo stress e il sovraccarico di informazioni per la mente.
La maggiore perdita di tempo si ha proprio nel saltare da una cosa all’altra perché tornare focalizzati su un aspetto rappresenta già una perdita consistente di tempo e di energie.
Se anche a te capita di sentirti sommerso dalle cose da fare senza sapere nemmeno da dove iniziare, fai un respiro, concentrati su una cosa sola e rimani focalizzato solo su quella fino a quando non l’avrai portata a termine.
Alcuni consigli per rimanere concentrati su un’attività riuscendo ad escludere tutte le distrazioni:
- Usa la tecnica del pomodoro per aiutarti a gestire meglio il tempo. Con questa tecnica hai una guida per rimanere concentrato su una cosa sola per un determinato periodo di tempo. Usa il tempo come un alleato per realizzare ciò che vuoi fare.
- Disattiva le notifiche e controlla email e messaggi in determinati blocchi di tempo. Se distoglie l’attenzione ad ogni messaggio o comunicazione ricevuta, non riuscirai a concludere molto.
- Definisci in anticipo le attività da portare a termine e ogni sera rivedi i compiti ancora aperti e cerca di ricollocarli nel giorni successivi senza lasciare niente in sospeso.
- Fai le giuste pause. Staccare dal lavoro in determinati momenti ti aiuta a ricaricarti e a concentrarti meglio sulle cose da fare. La pianificazione delle attività richiede una mente lucida e non sovraccarica. Altrimenti il rischio è quello di non riuscire a capire cosa è veramente necessario portare a termine.
- Controlla i processi, i metodi e gli strumenti che usi per svolgere i lavori. C’è qualcosa che ti rallenta in modo particolare? C’è qualche procedura che dimostra chiaramente delle lacune? Prenditi del tempo anche per rivalutare tutte queste cose, sarà tempo che risparmierai in futuro.
- C’è qualcun altro che può darti una mano? Delega le attività ai collaboratori, se avrai speso del tempo per definire i processi, anche assegnare le attività ad altre persone sarà più semplice.
Concentrarsi su una cosa alla volta, come se ci fosse solo quella, aiuta a non farsi prendere dal panico e lavorare con la giusta modalità arrivando a sera più soddisfatti.
