Strategie efficaci per amministratori condominiali: prevenire errori e contestazioni

Introduzione

Un aspetto cruciale per ogni amministratore è la creazione di procedure e modelli che minimizzino gli errori. La mia attenzione si concentra sul mio ambito di competenza, evidenziando la necessità di sviluppare procedure e stabilire modelli per prevenire vertenze legali e ridurre il rischio di contestazioni da parte dei condomini.

Procedura ed approccio standard

Ritengo fondamentale adottare il seguente approccio:

  • Identifico una norma o principio giurisprudenziale rilevante per la mia professione;
  • Analizzo le situazioni in cui tale principio può essere applicato;
  • Elaboro un modello adatto a ciascuna di queste situazioni;
  • Archivio il modello in un luogo accessibile, sia esso digitale, cloud, cartaceo o altro;
  • In caso di situazioni simili, posso recuperare facilmente il modello o la procedura standard;
  • Eventuali aggiornamenti saranno apportati direttamente sul modello esistente.

Esempio pratico: nomina dell’amministratore e specificazione del compenso

Adesso vorrei calare nel concreto quanto detto con un esempio pratico: nomina amministratore e specificazione analitica del compenso.

  • Secondo l’articolo 1129, comma 14, del codice civile, è obbligatorio per l’amministratore specificare in modo analitico il proprio compenso.
  • Questa disposizione si applica sia al momento della nomina che al rinnovo dell’incarico.
  • Sviluppo un modello da utilizzare per ogni nuova nomina.

Esempio di modello:

Il Presidente pone in votazione la nomina di ______________, come da preventivo allegato al presente verbale che si intende qui integralmente trascritto.
Favorevoli: ______________ Contrari: ______________ Astenuti: ______________ La delibera ______________.

L’amministratore accetta e ringrazia riportandosi, in ordine a tutte le comunicazioni di cui all’art. 1129 c.c., al preventivo qui allegato.

  • Conservo il modello in un luogo, fisico o digitale, che mi risulta più accessibile.
  • Impiego questo modello per ogni assemblea condominiale.

Conclusione

Questa metodologia può essere estesa ad altri processi della gestione condominiale. Per esempio:

  • La convocazione delle assemblee (via raccomandata e/o PEC) e l’invio del verbale agli assenti tramite gli stessi mezzi. In caso di assemblea telematica, si procederà con l’invio del verbale a tutti i condomini via raccomandata o PEC.
  • L’approvazione dei lavori straordinari, attraverso un verbale che includa dettagli necessari come la creazione del fondo, il costo totale degli interventi, le modalità di ripartizione e di pagamento.
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Sono un avvocato e mi occupo esclusivamente di diritto condominiale. Assistito gli amministratori di condominio ed i condomini affrontando in modo concreto i problemi di tutti i giorni.

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